會(huì)議策劃概述

一個(gè)成功高效會(huì)議的舉辦，離不開周密完善的策劃。“有備無患，未雨綢繆”，只有充分完整的策劃準(zhǔn)備與徹底靈活的實(shí)施執(zhí)行，才能打造一流的會(huì)議。而會(huì)議策劃最終要通過策劃書的形式反映出來，這就是會(huì)議策劃方案。

▲會(huì)議策劃知識(shí)圖譜

會(huì)議策劃的概念

1.策劃的起源

策，在《辭源》中有多個(gè)意項(xiàng)。其中有作名詞用的，如“馬鞭”“杖”“簡(jiǎn)”“策書”“一種文體”，“占卜用的蓍草”等；作動(dòng)詞用的有“以鞭擊馬”，后來演化為謀略的意思，這也成為“策”，最重要的意項(xiàng)，也是其用得最多的意思。劃，在《辭源》中主要是“割開”“謀劃”等意思。“策”與“劃”一般聯(lián)系起來作籌劃、謀略、計(jì)策、對(duì)策等意思解釋。策劃古時(shí)也稱策畫，《辭海》《漢語大辭典》對(duì)其所作解釋主要是出謀劃策之意，故策劃又稱為策略規(guī)劃。策劃一詞的復(fù)興在于日本企劃的風(fēng)行。企劃一詞大約在1965年由日本傳到我國臺(tái)灣，20世紀(jì)80年代開始逐漸流行，90年代初由我國臺(tái)灣傳到大陸。在美國，策劃一般稱為咨詢，在日本大多使用企劃，在中國企劃與策劃并用。

策劃，就其廣義而言，是社會(huì)組織和個(gè)人對(duì)未來活動(dòng)進(jìn)行的計(jì)劃、打算、籌劃、謀劃，是制定計(jì)謀和辦法的過程，是對(duì)某一項(xiàng)活動(dòng)或行動(dòng)的方向、目標(biāo)、內(nèi)容、程序等進(jìn)行全面和周祥的預(yù)先安排和設(shè)計(jì)。

策劃不等同于人們常說的點(diǎn)子，它具有以下個(gè)性。首先，策劃是一門思維的科學(xué)。要求定位準(zhǔn)確、審時(shí)度勢(shì)、把握主觀與客觀，辯證、客觀、發(fā)散、動(dòng)態(tài)地把握各種資源。其次，策劃是一門設(shè)計(jì)的科學(xué)。必須根據(jù)企業(yè)或甲方的需求來設(shè)計(jì)項(xiàng)目，策劃的目標(biāo)即衡量一個(gè)項(xiàng)目是否成功，要看它是否“出成果、出機(jī)制、出人才、出品牌”。最后，策劃是一門監(jiān)理的科學(xué)。即要在事先設(shè)計(jì)好的前提下對(duì)策劃項(xiàng)目運(yùn)營過程實(shí)施監(jiān)督與管理。

綜上所述，策劃即思維主題運(yùn)用知識(shí)能力，圍繞一個(gè)中心（特定目標(biāo)）來全面構(gòu)思、設(shè)計(jì)、選擇合理可行的行動(dòng)方法。完整的策劃是一個(gè)節(jié)奏分明、籌謀獻(xiàn)策、提前規(guī)劃的周全計(jì)劃。

2.廣義的概念

會(huì)議策劃是對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理和決策的一種程序，它是一種對(duì)會(huì)議活動(dòng)的進(jìn)程以及會(huì)議活動(dòng)的總體戰(zhàn)略進(jìn)行前瞻性的規(guī)劃活動(dòng)。它是在會(huì)議活動(dòng)開始的最初階段就要進(jìn)行的，有時(shí)甚至要貫穿于會(huì)議活動(dòng)始終的一種優(yōu)先的、提前的、指導(dǎo)的活動(dòng)。

3.狹義的概念

會(huì)議策劃是指會(huì)議召開之前，會(huì)議的主辦者或是承辦者根據(jù)會(huì)議目標(biāo)，對(duì)一個(gè)具體會(huì)議的形式、會(huì)議的規(guī)模、會(huì)議的地點(diǎn)、會(huì)議的時(shí)間、會(huì)場(chǎng)的布置、會(huì)議的議程、組織參會(huì)人員、合理安排會(huì)間活動(dòng)、會(huì)議的財(cái)務(wù)開支等做出構(gòu)想和設(shè)計(jì)，形成系統(tǒng)、完整的會(huì)議活動(dòng)方案。

總的來說，會(huì)議策劃是指為了使會(huì)議取得預(yù)期目的，而進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計(jì)，選擇出合理可行的方案過程。

▲會(huì)議策劃案例

會(huì)議策劃的特點(diǎn)

1.目的性（針對(duì)性）

既然會(huì)議本身就是“因事而（集）會(huì)、因事而議”。那么，為會(huì)議而做的會(huì)議策劃自然要根據(jù)會(huì)議目的、針對(duì)會(huì)議目標(biāo)而展開策劃活動(dòng)。明確會(huì)議活動(dòng)應(yīng)達(dá)到什么目的，它是針對(duì)什么問題而舉辦的會(huì)議。

2.預(yù)側(cè)性

策劃具有前瞻性、預(yù)測(cè)性，策劃是人們?cè)谝欢ㄋ伎家约罢{(diào)查的基礎(chǔ)之上進(jìn)行的科學(xué)的預(yù)測(cè)，因此具有一定的預(yù)測(cè)性。

3.系統(tǒng)性

系統(tǒng)性表現(xiàn)在策劃時(shí)要針對(duì)會(huì)議的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行權(quán)衡，通過權(quán)衡，使參會(huì)者實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

4.可行性

可行性是指會(huì)議策劃方案在現(xiàn)實(shí)中要切實(shí)可行。分析論證策劃方案的可行性，主要圍繞策劃的目標(biāo)定位、實(shí)施方案以及經(jīng)濟(jì)效益等方面進(jìn)行。

5.變異性

市場(chǎng)永遠(yuǎn)是千變?nèi)f化的，會(huì)議策劃也必須充分考慮到市場(chǎng)的變化。變異性強(qiáng)調(diào)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的適應(yīng)性，它是為了更有效地實(shí)現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標(biāo)。

▲會(huì)議執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)拍

會(huì)議策劃的要素

一份完整的會(huì)議策劃基本包括會(huì)議策劃目標(biāo)、策劃主體、策劃對(duì)象、策劃依據(jù)、策劃方案、策劃效果評(píng)估等核心要素。

1.策劃目標(biāo)

會(huì)議策劃的核心要素之一是會(huì)議策劃的目標(biāo)。策劃目標(biāo)可以是單一目標(biāo)，也可以是復(fù)合目標(biāo)。單一目標(biāo)是指會(huì)議策劃中的具體策略問題，如會(huì)議主題、會(huì)議名稱、會(huì)議宣傳推廣、參會(huì)者邀請(qǐng)等；復(fù)合目標(biāo)是指策劃方案涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上的活動(dòng)目標(biāo)，如市場(chǎng)占有率、銷售利潤(rùn)率，或同時(shí)對(duì)價(jià)格、渠道、促銷等各項(xiàng)活動(dòng)的預(yù)定目標(biāo)進(jìn)行策劃。

2.策劃主體

策劃主體是指進(jìn)行創(chuàng)意、規(guī)劃、提出策劃方案的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)，在會(huì)議項(xiàng)目中起著“智囊”的作用。策劃主體可以是個(gè)人，也可以是某一機(jī)構(gòu)、組織。由于策劃是一種高智力密集型的創(chuàng)造性活動(dòng)，因而對(duì)策劃主體有著特殊的知識(shí)、文化、能力素質(zhì)的要求，會(huì)議策劃活動(dòng)策劃主體的素質(zhì)直接影響著會(huì)議成果的質(zhì)量水平。

3.策劃對(duì)象

策劃對(duì)象既可以是某項(xiàng)整體會(huì)議活動(dòng)，也可以是會(huì)議諸要素中某一要素（如會(huì)議時(shí)間策劃、會(huì)議地點(diǎn)策劃等）。

4.策劃依據(jù)

策劃依據(jù)既包括策劃者的知識(shí)結(jié)構(gòu)、信息儲(chǔ)存以及有關(guān)策劃對(duì)象的專業(yè)信息，也包括會(huì)議項(xiàng)目立項(xiàng)的主客觀條件。會(huì)議策劃要順利進(jìn)行，會(huì)議組織機(jī)構(gòu)必須獲取大量一手材料，掌握相關(guān)信息。會(huì)議策劃主體應(yīng)根據(jù)策劃目標(biāo)的要求，收集、整理與策劃目標(biāo)有關(guān)的各種信息，包括會(huì)議項(xiàng)目?jī)?nèi)部可控信息和不可控的環(huán)境信息、參會(huì)者需求信息和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等。

5.策劃方案

策劃方案是策劃者為實(shí)現(xiàn)策劃目標(biāo)，是針對(duì)策劃對(duì)象而設(shè)計(jì)創(chuàng)意的一套策略、方法和步驟。

6.策劃效果評(píng)估

策劃效果評(píng)估是對(duì)實(shí)施策劃方案可能產(chǎn)生的效果進(jìn)行預(yù)先的判斷和評(píng)估。在會(huì)議策劃中，效果評(píng)估可以是一項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)的終點(diǎn)，也是起點(diǎn)，它為以后的會(huì)議項(xiàng)目策劃提供決策依據(jù)，也為會(huì)議的品牌成長(zhǎng)提供可參考的依據(jù)。

以上所述的會(huì)議策劃諸要素之間是一個(gè)相互影響、相互制約的體系，要構(gòu)建好一個(gè)完整的系統(tǒng)工程，還需要會(huì)議組織機(jī)構(gòu)及其它利益主體的默契配合、高效運(yùn)作。

會(huì)議策劃的內(nèi)容

會(huì)議策劃是做什么的？會(huì)議策劃的內(nèi)容包含確定會(huì)議目標(biāo)和主題（why），確定會(huì)議規(guī)模（who），確定會(huì)議形式（what），確定會(huì)議時(shí)間（when），確定會(huì)議地點(diǎn)（where），確定會(huì)議議程（how），確定會(huì)議預(yù)算（budget），確定會(huì)務(wù)工作（others），即“5W、1H、1B、1O”。

1.確定會(huì)議目標(biāo)和主題

即為什么開會(huì)？會(huì)議的目標(biāo)是什么？會(huì)議的主題是什么？會(huì)議的目標(biāo)是會(huì)議組織者的期望所在，是會(huì)議所要完成的具體任務(wù)。召開會(huì)議就是為了達(dá)到某種目的或完成某個(gè)任務(wù)。確定會(huì)議目標(biāo)、明確會(huì)議主題，就是要解決為什么開會(huì)這一基本問題。只有目標(biāo)清晰、任務(wù)明確，會(huì)議才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.確定會(huì)議規(guī)模

主要指參會(huì)的人都是“誰”，會(huì)議組織者希望哪些人來參會(huì)。對(duì)于會(huì)議組織者而言，通常在策劃會(huì)議時(shí)首先要考慮確定會(huì)議目標(biāo)和主題，然后就要確定參會(huì)者。參會(huì)者是會(huì)議策劃的重要內(nèi)容，包括“誰來開會(huì)”和“多少人參加”（參會(huì)者數(shù)量決定會(huì)議規(guī)模）。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，考慮是否邀請(qǐng)不同類型的嘉賓，如政府官員、行業(yè)主管或中外專家學(xué)者等，這些人員的參加有助于提升會(huì)議的級(jí)別和層次。

3.確定會(huì)議形式

一般來講，各種形式的會(huì)議有自己的模式和程序。會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議目的以及參會(huì)人員身份決定了會(huì)議的形式。

首先，不同性質(zhì)的會(huì)議，應(yīng)采取不同的會(huì)議形式。如法定性會(huì)議、決策性會(huì)議，這種會(huì)議嚴(yán)肅而莊重，一般采取程序嚴(yán)格、場(chǎng)面莊重的會(huì)議形式。其次，會(huì)議形式取決于會(huì)議目的。作出決策的會(huì)議，要采取便于議決事項(xiàng)的程序化強(qiáng)的方式，征詢研討的會(huì)議，采用便于發(fā)表意見、可以充分討論、開放的形式；宣傳數(shù)育的會(huì)議，考慮采用增強(qiáng)宜傳效果的方式，傳達(dá)精神的會(huì)議，則要考慮擴(kuò)大傳達(dá)面的形式。最后，參會(huì)人員身份不同，可以采取不同的會(huì)議方式。較高層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)議，要采取便于集中、就地召開的形式，不同單位、不同系統(tǒng)人員參加的會(huì)議，應(yīng)采取座談、會(huì)商的形式進(jìn)行。

4.確定會(huì)議時(shí)間

會(huì)議時(shí)間主要包括會(huì)議召開時(shí)間及會(huì)期長(zhǎng)短兩方面。會(huì)議時(shí)間依照會(huì)議類型有所不同，一般情況下，2-3天的會(huì)議最為常見，極少數(shù)會(huì)議會(huì)期為1天或超過5天以上。一般情況下，8：30-11：30，15：00-17：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時(shí)機(jī)。要注意將全體會(huì)議安排在上午、下午分組討論，晚上則安排一些文娛活動(dòng)。

同時(shí)，會(huì)期確定也同樣重要。會(huì)期確定原則包括：依實(shí)際需要定，要考慮議程能否完成；參會(huì)者能否充分表達(dá)意見；是否留機(jī)動(dòng)時(shí)間；在滿足需要的前提下，合理壓縮會(huì)議時(shí)間。

5.確定會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)的重要性不容置疑，一般情況下，會(huì)議組織者將直接參與會(huì)議選址工作，也可以交由第三方會(huì)務(wù)公司完成。會(huì)議地點(diǎn)的確立，主要包括了會(huì)議空間策劃，即在何地開會(huì)，并按會(huì)議主題、規(guī)模等要素選擇合適的地方和場(chǎng)所。會(huì)議選址要根據(jù)會(huì)議規(guī)模、檔次、參會(huì)人員身份，并結(jié)合會(huì)議內(nèi)容來考慮，也可以根據(jù)會(huì)議對(duì)周邊環(huán)境的要求，確定具體舉辦地點(diǎn)。

6.確定會(huì)議議程

議程，是會(huì)議所要通過文件解決問題的概略安排，用簡(jiǎn)練文字逐項(xiàng)寫出即可。顧名思義，議程即是會(huì)議的程序表，它所涵蓋的除了足以實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的各種議案，如主題規(guī)則等之外，還包括發(fā)言人姓名、會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)等項(xiàng)目。一般來講，不同形式的會(huì)議，議程不一樣，要根據(jù)具體會(huì)議而定。例如，工作研討會(huì)的議程大致可以包括：（1）會(huì)議主持人開場(chǎng)白，介紹會(huì)議的目的；（2）主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言；（3）參會(huì)者自由發(fā)言、討論問題等。年會(huì)的議程一般包括：（1）主持人致開場(chǎng)白；（2）領(lǐng)導(dǎo)演講，做年度總結(jié)報(bào)告和戰(zhàn)略規(guī)劃；（3）表彰大會(huì)；（4）文藝表演，節(jié)目表演、抽獎(jiǎng)、游戲等；（5）年會(huì)晚宴；（6）與會(huì)人員大合影。而一些大型會(huì)議的議程通常為：（1）開幕式，致歡迎辭；（2）領(lǐng)導(dǎo)講話；（3）嘉賓演講；（4）閉幕式，閉幕致謝等。

▲會(huì)議主持人致開場(chǎng)白

7.確定會(huì)議預(yù)算

會(huì)議的成本預(yù)算策劃，一般包括顯性成本、隱性成本兩個(gè)部分。

（1）顯性成本

顯性成本即會(huì)議明顯的耗費(fèi)，如場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、雜費(fèi)等。

（2）隱性成本

隱性成本即參會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般是不為人所關(guān)注的成本。例如，會(huì)議服務(wù)人員籌備時(shí)間，參會(huì)人員的路途時(shí)間等。

8.確定會(huì)務(wù)工作

在會(huì)前要成立會(huì)議籌備組，具體處理會(huì)務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中協(xié)調(diào)、會(huì)后結(jié)束工作。會(huì)前工作包括了設(shè)計(jì)并安排好會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)布置、調(diào)試音響設(shè)備、準(zhǔn)備所需文件材料、做好參會(huì)者的接洽工作等；會(huì)中工作包括會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)等；會(huì)后工作包括整理會(huì)議資料、檢查會(huì)場(chǎng)等。

（文章作者：鄧興）